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Privacy Policy

Effective date: July 18, 2026

1. Who We Are

Vanguard Aqua Management Inc., operating as VAQUAM (“VAQUAM,” “we,” “us,” or “our”), is a Québec corporation providing irrigation, drainage, water-management and related services.

VAQUAM also operates an internal application called VAQUAM Supplier Assistant, which connects to QuickBooks Online through OAuth 2.0 to search for and, only after explicit human confirmation, create supplier records.

2. Scope

This Privacy Policy describes how VAQUAM collects, uses, communicates, stores and protects personal information through:

  • the website vaquam.com;
  • requests for quotations and other communications;
  • VAQUAM Supplier Assistant;
  • QuickBooks Online, n8n and ChatGPT Work integrations; and
  • related business operations.

Business contact information may constitute personal information when it identifies an individual, including a sole proprietor or supplier representative.

3. Information We Collect

Website and quotation requests

When someone submits a form or contacts VAQUAM, we may collect:

  • name;
  • email address;
  • telephone number;
  • service address or project location;
  • the content of the request or message; and
  • any information voluntarily provided to us.

Website technical and analytics information

Our website and its service providers may collect technical information such as IP address, browser and device characteristics, approximate location, referring pages, pages viewed, interactions and cookie or advertising identifiers.

The website currently uses technologies or services provided by Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Google reCAPTCHA, Trustindex, Weglot and WordPress-related components. Google Analytics user and event data are currently configured for a retention period of 14 months. Aggregated reports may be retained for longer periods.

VAQUAM Supplier Assistant and QuickBooks Online

The Supplier Assistant is designed to process only the following supplier information:

  • business or trade name;
  • business address;
  • telephone number; and
  • email address.

A supplier invoice or PDF submitted through ChatGPT may contain additional information visible in the document. ChatGPT must technically process the submitted document to identify the required supplier fields, but VAQUAM Supplier Assistant is not designed to transfer invoice amounts, banking information or tax identification numbers to its supplier-search or supplier-creation workflows.

When connected to QuickBooks Online, the application may retrieve existing supplier information to search for possible matches and avoid duplicate records. It may create a supplier only after the authorized user gives explicit confirmation.

4. Purposes

VAQUAM may use personal information to:

  • respond to inquiries and quotation requests;
  • provide, schedule and support VAQUAM services;
  • maintain customer and supplier relationships;
  • operate, secure and improve vaquam.com;
  • measure website performance and advertising effectiveness;
  • prevent spam, fraud, unauthorized access and duplicate supplier records;
  • search for and create suppliers in QuickBooks Online;
  • troubleshoot failed application executions;
  • comply with legal, tax, accounting and regulatory obligations; and
  • protect VAQUAM’s rights, systems and users.

VAQUAM Supplier Assistant does not make an autonomous decision to create a supplier. Human confirmation is always required.

5. Consent and Withdrawal

VAQUAM obtains consent where required by applicable law. Consent may be express or implied depending on the nature and sensitivity of the information and the reasonable expectations of the individual.

Consent may be withdrawn, subject to legal or contractual restrictions and reasonable notice. Withdrawal may limit our ability to respond to a request or provide a service.

To withdraw consent, contact the Privacy Officer using the information below.

6. Service Providers and Communications

VAQUAM does not sell personal information. We may communicate information only as necessary to providers supporting our operations, including:

  • Hostinger, for website, email and server hosting;
  • OpenAI, for ChatGPT Work document and text processing;
  • Intuit, for QuickBooks Online and OAuth 2.0 connectivity;
  • Google, for analytics, advertising, tag management and reCAPTCHA;
  • Trustindex, for displaying reviews;
  • Weglot, for website translation;
  • WordPress and associated plugins, for website operation; and
  • professional advisers, authorities or other parties where required or permitted by law.

n8n is used as VAQUAM’s self-hosted workflow automation software. It runs on a Hostinger virtual private server located in Boston, United States.

Service providers process information under their own applicable terms and privacy commitments and only for the services they provide to VAQUAM.

7. Processing Outside Québec

Some information may be processed or stored outside Québec and Canada, particularly in the United States, through Hostinger infrastructure and services supplied by OpenAI, Intuit, Google or other providers.

Information processed in another jurisdiction may be subject to the laws of that jurisdiction. VAQUAM limits such communications to what is reasonably necessary and uses contractual, organizational and technical safeguards appropriate to the information involved.

8. QuickBooks Online Data and OAuth

VAQUAM Supplier Assistant accesses QuickBooks Online only through Intuit’s OAuth 2.0 authorization process and the permissions granted to the application.

QuickBooks data is used solely to provide the application’s supplier-search and supplier-creation functions. It is not sold, used for unrelated advertising or intentionally disclosed to unauthorized third parties.

Client IDs, client secrets, OAuth tokens, passwords and other credentials are not published or displayed in this Privacy Policy. Access to credentials and QuickBooks data is restricted and maintained through protected credential storage and access controls.

Revoking access

The QuickBooks Online connection may be revoked by signing in as an administrator and going to Integrations → Manage integrations, selecting VAQUAM Supplier Assistant and choosing Disconnect. Disconnecting invalidates the application’s access and refresh tokens.

A revocation request may also be sent to the Privacy Officer. Revoking OAuth access stops future QuickBooks API access but does not automatically delete supplier records already created in QuickBooks Online.

9. Retention and Deletion

Website inquiries

Quotation requests that do not become customer relationships are retained for up to 24 months after the last meaningful contact. Customer information is retained only as long as reasonably necessary for the relationship and applicable legal, tax and accounting requirements.

ChatGPT documents and conversations

VAQUAM’s operating procedure is to delete a supplier PDF and its related ChatGPT conversation immediately after the supplier operation is completed or cancelled. OpenAI may retain deleted or unsaved content for up to 30 days, unless a longer period is required for legal, safety or security reasons.

VAQUAM has disabled the “Improve the model for everyone” setting for the account used with the Supplier Assistant. Submitted business data is therefore not intentionally provided for model-improvement training under that account setting.

n8n execution data

Production workflows are configured not to retain successful execution data. Failed execution information may be retained for troubleshooting for up to 14 days. Rotating infrastructure backups may temporarily contain residual copies until they are automatically replaced.

QuickBooks supplier records

Supplier information created in QuickBooks Online is retained while needed for VAQUAM’s operational, legal or accounting purposes. When no longer required, a supplier may be deleted or made inactive where permitted by QuickBooks Online and applicable law.

Analytics

Google Analytics user and event data are retained for 14 months under VAQUAM’s current property configuration. This setting may reset when new user activity occurs.

10. Safeguards

VAQUAM applies reasonable administrative, technical and physical safeguards appropriate to the sensitivity and context of the information, including:

  • restricting access to the authorized user;
  • password and account-access controls;
  • encryption in transit where supported;
  • protected credential storage;
  • separation of Production and Sandbox credentials;
  • limited collection and workflow permissions;
  • human confirmation before creating a supplier; and
  • backups, updates and monitoring appropriate to the systems used.

No system is completely secure. VAQUAM cannot guarantee absolute security but will respond to privacy incidents in accordance with applicable law, including recordkeeping and notification where a confidentiality incident presents a risk of serious injury.

11. Access, Correction, Deletion and Portability

Subject to applicable exceptions, an individual may request:

  • confirmation that VAQUAM holds personal information about them;
  • access to that information;
  • correction of inaccurate or incomplete information;
  • deletion or de-indexing where legally available;
  • withdrawal of consent; and
  • communication of eligible computerized information in a structured, commonly used technological format.

VAQUAM may verify identity before processing a request. Requests will be handled within the time required by applicable law. Certain information may need to be retained to comply with legal, tax, accounting, security or dispute-resolution obligations.

12. Children

VAQUAM’s website and Supplier Assistant are not directed to children under 14, and VAQUAM does not knowingly collect personal information directly from children under 14 without the consent required by Québec law.

13. Changes

VAQUAM may update this Privacy Policy when its practices, technologies or legal obligations change. The updated version will be published on vaquam.com with a revised effective date, and notice of material changes will be provided by an appropriate means.

14. Privacy Officer and Contact

Carlos Miranda, CEO and Privacy Officer
Vanguard Aqua Management Inc. (VAQUAM)
415 rue Grenadier
Saint-Constant, Québec J5A 0H5
Canada

Email: cmirandaa@vaquam.com
Telephone: 438-932-3532

Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 18 juillet 2026

1. Qui sommes-nous?

Vanguard Aqua Management Inc., faisant affaire sous le nom de VAQUAM (« VAQUAM », « nous », « notre » ou « nos »), est une société québécoise offrant des services d’irrigation, de drainage, de gestion de l’eau et des services connexes.

VAQUAM exploite également une application interne appelée VAQUAM Supplier Assistant. Celle-ci se connecte à QuickBooks Online au moyen du protocole OAuth 2.0 afin de rechercher des fournisseurs et, seulement après une confirmation humaine explicite, de créer des fiches de fournisseurs.

2. Portée

La présente Politique décrit la manière dont VAQUAM recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre :

  • du site Web vaquam.com;
  • des demandes de soumission et autres communications;
  • de VAQUAM Supplier Assistant;
  • des intégrations avec QuickBooks Online, n8n et ChatGPT Work; et
  • des activités commerciales connexes.

Les coordonnées professionnelles peuvent constituer des renseignements personnels lorsqu’elles permettent d’identifier une personne, notamment un travailleur autonome ou le représentant d’un fournisseur.

3. Renseignements recueillis

Site Web et demandes de soumission

Lorsqu’une personne remplit un formulaire ou communique avec VAQUAM, nous pouvons recueillir :

  • son nom;
  • son adresse courriel;
  • son numéro de téléphone;
  • l’adresse du service ou l’emplacement du projet;
  • le contenu de sa demande ou de son message; et
  • tout autre renseignement fourni volontairement.

Renseignements techniques et analytiques

Notre site Web et ses fournisseurs peuvent recueillir certains renseignements techniques, notamment l’adresse IP, les caractéristiques du navigateur et de l’appareil, la localisation approximative, les pages de provenance, les pages consultées, les interactions et certains identifiants de témoins ou de publicité.

Le site utilise actuellement des technologies ou services fournis par Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Google reCAPTCHA, Trustindex, Weglot ainsi que des composantes liées à WordPress. Les données d’utilisateurs et d’événements de Google Analytics sont actuellement configurées pour une conservation de 14 mois. Les rapports agrégés peuvent être conservés plus longtemps.

VAQUAM Supplier Assistant et QuickBooks Online

Supplier Assistant est conçu pour traiter uniquement les renseignements suivants concernant un fournisseur :

  • le nom commercial;
  • l’adresse commerciale;
  • le numéro de téléphone; et
  • l’adresse courriel.

Une facture ou un fichier PDF transmis par ChatGPT peut contenir d’autres renseignements visibles. ChatGPT doit techniquement traiter le document transmis afin d’identifier les champs nécessaires. Toutefois, VAQUAM Supplier Assistant n’est pas conçu pour transmettre les montants de facture, les renseignements bancaires ou les numéros d’identification fiscale à ses flux de recherche ou de création de fournisseurs.

Lorsque l’application est connectée à QuickBooks Online, elle peut récupérer les renseignements de fournisseurs existants afin de rechercher des correspondances et d’éviter les doublons. Elle ne crée un fournisseur qu’après la confirmation explicite de l’utilisateur autorisé.

4. Finalités

VAQUAM peut utiliser les renseignements personnels afin de :

  • répondre aux demandes de renseignements et de soumission;
  • fournir, planifier et soutenir les services de VAQUAM;
  • gérer les relations avec les clients et les fournisseurs;
  • exploiter, sécuriser et améliorer vaquam.com;
  • mesurer le rendement du site et l’efficacité publicitaire;
  • prévenir le pourriel, la fraude, les accès non autorisés et les doublons de fournisseurs;
  • rechercher et créer des fournisseurs dans QuickBooks Online;
  • diagnostiquer les échecs d’exécution de l’application;
  • respecter les obligations légales, fiscales, comptables et réglementaires; et
  • protéger les droits, les systèmes et les utilisateurs de VAQUAM.

VAQUAM Supplier Assistant ne prend pas de décision autonome visant à créer un fournisseur. Une confirmation humaine est toujours exigée.

5. Consentement et retrait

VAQUAM obtient le consentement lorsque la loi applicable l’exige. Le consentement peut être exprès ou implicite selon la nature et la sensibilité des renseignements ainsi que les attentes raisonnables de la personne concernée.

Le consentement peut être retiré, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Ce retrait peut limiter notre capacité à répondre à une demande ou à fournir un service.

Pour retirer votre consentement, communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels.

6. Fournisseurs de services et communications

VAQUAM ne vend pas de renseignements personnels. Nous pouvons communiquer les renseignements nécessaires aux fournisseurs qui soutiennent nos activités, notamment :

  • Hostinger, pour l’hébergement du site, du courrier électronique et du serveur;
  • OpenAI, pour le traitement de documents et de textes dans ChatGPT Work;
  • Intuit, pour QuickBooks Online et la connexion OAuth 2.0;
  • Google, pour l’analytique, la publicité, la gestion des balises et reCAPTCHA;
  • Trustindex, pour l’affichage d’avis;
  • Weglot, pour la traduction du site;
  • WordPress et ses extensions, pour l’exploitation du site; et
  • des conseillers professionnels, autorités ou autres parties lorsque la loi l’exige ou le permet.

n8n est le logiciel d’automatisation auto-hébergé de VAQUAM. Il fonctionne sur un serveur privé virtuel Hostinger situé à Boston, aux États-Unis.

Les fournisseurs traitent les renseignements conformément à leurs conditions et engagements applicables et uniquement pour les services qu’ils fournissent à VAQUAM.

7. Traitement à l’extérieur du Québec

Certains renseignements peuvent être traités ou conservés à l’extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis, par l’intermédiaire de l’infrastructure Hostinger et des services d’OpenAI, d’Intuit, de Google ou d’autres fournisseurs.

Les renseignements traités dans une autre juridiction peuvent être assujettis aux lois de cette juridiction. VAQUAM limite ces communications à ce qui est raisonnablement nécessaire et utilise des mesures contractuelles, organisationnelles et techniques adaptées aux renseignements concernés.

8. Données QuickBooks Online et OAuth

VAQUAM Supplier Assistant accède à QuickBooks Online uniquement au moyen du processus d’autorisation OAuth 2.0 d’Intuit et des permissions accordées à l’application.

Les données QuickBooks sont utilisées exclusivement pour les fonctions de recherche et de création de fournisseurs. Elles ne sont ni vendues, ni utilisées pour une publicité sans rapport avec ces fonctions, ni intentionnellement communiquées à des tiers non autorisés.

Les identifiants clients, secrets clients, jetons OAuth, mots de passe et autres identifiants ne sont ni publiés ni affichés dans la présente Politique. L’accès aux identifiants et aux données QuickBooks est limité et maintenu au moyen d’un stockage protégé et de contrôles d’accès.

Révocation de l’accès

La connexion QuickBooks Online peut être révoquée en ouvrant une session à titre d’administrateur, puis en allant à Integrations → Manage integrations, en sélectionnant VAQUAM Supplier Assistant et en choisissant Disconnect. La déconnexion invalide les jetons d’accès et d’actualisation de l’application.

Une demande de révocation peut également être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels. La révocation de l’accès OAuth met fin aux futurs accès à l’API QuickBooks, mais ne supprime pas automatiquement les fiches de fournisseurs déjà créées.

9. Conservation et destruction

Demandes reçues par le site

Les demandes de soumission qui ne donnent pas lieu à une relation client sont conservées pendant un maximum de 24 mois suivant le dernier contact significatif. Les renseignements des clients sont conservés uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire à la relation et au respect des obligations légales, fiscales et comptables applicables.

Documents et conversations ChatGPT

La procédure de VAQUAM consiste à supprimer le PDF d’un fournisseur et la conversation ChatGPT correspondante immédiatement après l’exécution ou l’annulation de l’opération. OpenAI peut conserver le contenu supprimé ou non sauvegardé pendant un maximum de 30 jours, sauf si une période plus longue est requise pour des raisons légales, de sûreté ou de sécurité.

VAQUAM a désactivé le paramètre « Improve the model for everyone » du compte utilisé avec Supplier Assistant. Les données commerciales transmises ne sont donc pas volontairement fournies à des fins d’amélioration des modèles selon ce paramètre.

Données d’exécution n8n

Les flux de production sont configurés pour ne pas conserver les données des exécutions réussies. Les renseignements concernant les exécutions échouées peuvent être conservés à des fins de diagnostic pendant un maximum de 14 jours. Les sauvegardes rotatives de l’infrastructure peuvent temporairement contenir des copies résiduelles jusqu’à leur remplacement automatique.

Fiches de fournisseurs QuickBooks

Les renseignements de fournisseurs créés dans QuickBooks Online sont conservés aussi longtemps qu’ils sont nécessaires aux fins opérationnelles, légales ou comptables de VAQUAM. Lorsqu’ils ne sont plus requis, un fournisseur peut être supprimé ou rendu inactif lorsque QuickBooks Online et la loi applicable le permettent.

Données analytiques

Les données d’utilisateurs et d’événements de Google Analytics sont conservées pendant 14 mois selon la configuration actuelle de VAQUAM. Cette période peut recommencer lorsqu’une nouvelle activité de l’utilisateur est enregistrée.

10. Mesures de protection

VAQUAM applique des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables et adaptées à la sensibilité et au contexte des renseignements, notamment :

  • la limitation de l’accès à l’utilisateur autorisé;
  • les contrôles de mots de passe et d’accès aux comptes;
  • le chiffrement en transit lorsqu’il est pris en charge;
  • le stockage protégé des identifiants;
  • la séparation des identifiants Production et Sandbox;
  • la limitation de la collecte et des permissions des flux;
  • la confirmation humaine avant la création d’un fournisseur; et
  • des sauvegardes, mises à jour et mécanismes de surveillance adaptés aux systèmes utilisés.

Aucun système n’est entièrement sécurisé. VAQUAM ne peut garantir une sécurité absolue, mais traitera les incidents de confidentialité conformément à la loi applicable, notamment par la tenue d’un registre et l’envoi des avis requis lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux.

11. Accès, rectification, suppression et portabilité

Sous réserve des exceptions applicables, une personne peut demander :

  • la confirmation que VAQUAM détient des renseignements à son sujet;
  • l’accès à ces renseignements;
  • la rectification de renseignements inexacts ou incomplets;
  • la suppression ou la désindexation lorsqu’elle est légalement disponible;
  • le retrait de son consentement; et
  • la communication des renseignements informatisés admissibles dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

VAQUAM peut vérifier l’identité avant de traiter une demande. Les demandes seront traitées dans les délais prévus par la loi. Certains renseignements peuvent devoir être conservés pour respecter des obligations légales, fiscales, comptables, de sécurité ou de règlement de différends.

12. Enfants

Le site Web et Supplier Assistant ne s’adressent pas aux enfants de moins de 14 ans. VAQUAM ne recueille pas sciemment des renseignements personnels directement auprès d’un enfant de moins de 14 ans sans le consentement exigé par la loi québécoise.

13. Modifications

VAQUAM peut modifier la présente Politique lorsque ses pratiques, ses technologies ou ses obligations légales évoluent. La version mise à jour sera publiée sur vaquam.com avec une nouvelle date d’entrée en vigueur, et un avis de toute modification importante sera donné par un moyen approprié.

14. Responsable et coordonnées

Carlos Miranda, président-directeur général et responsable de la protection des renseignements personnels
Vanguard Aqua Management Inc. (VAQUAM)
415, rue Grenadier
Saint-Constant (Québec) J5A 0H5
Canada

Courriel : cmirandaa@vaquam.com
Téléphone : 438-932-3532