End-User License Agreement (EULA) and Terms of Use
Effective date: July 19, 2026
1. Agreement and operator
This End-User License Agreement and Terms of Use (“Agreement”) governs access to and use of VAQUAM Supplier Assistant (the “Application”).
The Application is operated by:
Vanguard Aqua Management Inc., operating as VAQUAM
415 rue Grenadier
Saint-Constant, Québec J5A 0H5
Canada
By accessing or using the Application, the authorized user agrees to this Agreement and to VAQUAM’s Privacy Policy.
2. Internal business application
The Application is an internal business tool developed for VAQUAM. It is not marketed, sold or licensed to the general public.
Access is limited to VAQUAM’s authorized user and any other person whom VAQUAM may expressly authorize in writing. No right of public access is granted.
3. Purpose and functionality
The Application connects to QuickBooks Online through OAuth 2.0 and may assist the authorized user with:
- searching for existing suppliers in QuickBooks Online;
- extracting or proposing a supplier’s business name, address, telephone number and email address from information supplied by the user;
- displaying proposed supplier information for review; and
- creating a supplier record in QuickBooks Online only after explicit human confirmation.
The Application is intended to support administrative work. It does not replace human judgment, accounting review or verification of source documents.
4. Licence
Subject to this Agreement, VAQUAM grants the authorized user a limited, revocable, non-exclusive, non-transferable and non-sublicensable licence to access and use the Application solely for VAQUAM’s internal business purposes.
No ownership rights are transferred under this Agreement.
5. Authorized use and restrictions
The user must not:
- use the Application for any unlawful, fraudulent or unauthorized purpose;
- permit access by an unauthorized person;
- sell, rent, sublicense, distribute, commercialize or make the Application available to the public;
- attempt to circumvent authentication, security controls, confirmation requirements or access restrictions;
- interfere with the Application, its workflows, servers or connected services;
- introduce malicious code or use the Application to compromise another system;
- reverse engineer, decompile or attempt to extract source code except where applicable law expressly permits it;
- use the Application to access QuickBooks Online data without authorization; or
- enter Client IDs, Client Secrets, OAuth tokens, passwords, API keys or other credentials into documents, prompts or fields not specifically intended and secured for those credentials.
6. User responsibilities and human confirmation
The authorized user is responsible for:
- ensuring that submitted information is obtained and used lawfully;
- reviewing supplier information for accuracy and completeness;
- confirming that the correct QuickBooks Online company is connected;
- checking for duplicate supplier records;
- protecting account credentials and connected devices; and
- reviewing every proposed creation before providing explicit confirmation.
The Application must not create a supplier solely on the basis of an automated suggestion. Supplier creation requires explicit human confirmation.
The user remains responsible for all records ultimately created, modified or accepted in QuickBooks Online.
7. QuickBooks Online data
The Application may access QuickBooks Online supplier information only as necessary to provide its authorized functions. This may include searching supplier records, comparing proposed supplier information and creating a supplier after explicit confirmation.
QuickBooks Online data must not be used for advertising, sold, disclosed to unauthorized persons or used for purposes unrelated to the Application’s authorized functionality.
VAQUAM applies administrative, technical and organizational measures intended to protect QuickBooks Online information and OAuth credentials against unauthorized access, use or disclosure.
OAuth access and refresh tokens are confidential credentials. They must not be displayed publicly, included in this Agreement or the Privacy Policy, or shared with unauthorized persons.
8. OAuth authorization and disconnection
The user authorizes the Application to connect to the selected QuickBooks Online company through Intuit’s OAuth 2.0 process.
The connection may be revoked by disconnecting VAQUAM Supplier Assistant from the applicable QuickBooks Online company through QuickBooks Online’s integration settings. Disconnection invalidates the Application’s authorization and prevents further access unless a new authorization is granted.
The user may also contact VAQUAM at cmirandaa@vaquam.com for assistance with disconnection.
9. Information handling and privacy
The Application may process a supplier’s business name, address, telephone number and email address. When a PDF or other source document is submitted through ChatGPT, the complete submitted document may technically be processed by OpenAI, although only the supplier information required for the authorized workflow is transferred for supplier searching or creation.
Information obtained from QuickBooks Online or submitted through the Application is handled according to VAQUAM’s Privacy Policy, which explains collection, use, service providers, transfers outside Québec, retention, deletion, access, correction and other privacy rights.
VAQUAM does not sell personal information or QuickBooks Online data.
10. Third-party services
The Application depends on services supplied by third parties, including:
- Intuit and QuickBooks Online;
- OpenAI and ChatGPT;
- n8n;
- Hostinger and its hosting infrastructure; and
- other technical providers required to operate or secure the Application.
Use of those services may also be subject to their respective agreements, policies and availability. VAQUAM does not control third-party platforms and is not responsible for changes, interruptions or restrictions imposed by them.
Intuit is not the developer, licensor, operator or support provider of VAQUAM Supplier Assistant. The Application is not endorsed or certified by Intuit unless Intuit expressly states otherwise.
11. Security
The user must take reasonable measures to protect the Application, QuickBooks Online account and connected systems, including using strong passwords, multi-factor authentication where available and secure devices.
Suspected unauthorized access, credential exposure, security incidents or unexpected supplier creation must be reported promptly to cmirandaa@vaquam.com.
12. Intellectual property
The Application, its workflows, configuration, documentation, branding and related materials are owned by VAQUAM or used under licence, except for third-party technology and content owned by their respective providers.
“QuickBooks” and “Intuit” are trademarks of Intuit Inc. Their use identifies interoperability and does not transfer any rights in those trademarks to VAQUAM or the user.
13. Availability, maintenance and changes
VAQUAM may update, suspend, restrict or discontinue all or part of the Application for maintenance, security, compliance or operational reasons.
VAQUAM does not guarantee uninterrupted or error-free operation. Features may become unavailable because of network failures, maintenance, third-party changes, expired authorization or other circumstances beyond VAQUAM’s reasonable control.
14. No professional advice
Outputs generated or proposed by the Application are administrative assistance only. They do not constitute legal, accounting, tax or professional advice.
The authorized user must independently verify information before relying on it or creating a record in QuickBooks Online.
15. Disclaimer of warranties
To the maximum extent permitted by applicable law, the Application is provided “as is” and “as available,” without warranties of uninterrupted availability, complete accuracy, fitness for a particular purpose or absence of errors.
Nothing in this Agreement excludes a warranty or right that cannot legally be excluded under applicable law.
16. Limitation of liability
To the maximum extent permitted by applicable law, VAQUAM will not be liable for indirect, incidental, special or consequential loss arising from use of or inability to use the Application, including losses resulting from inaccurate source information, user confirmation, duplicate suppliers, third-party outages or unauthorized access caused by the user’s failure to protect credentials.
This limitation does not apply where liability cannot legally be excluded or limited.
17. Suspension and termination
VAQUAM may suspend or terminate access if the user violates this Agreement, creates a security risk, loses authorization or no longer requires access for VAQUAM’s internal business operations.
Upon termination, the user must stop using the Application. OAuth access should be disconnected when access is no longer required.
Provisions concerning intellectual property, confidentiality, disclaimers, liability and governing law survive termination where their nature requires it.
18. Changes to this Agreement
VAQUAM may update this Agreement when the Application, connected services, security requirements or legal obligations change. The updated version will be published on vaquam.com with a new effective date.
Continued use after an updated Agreement becomes effective constitutes acceptance of the updated terms.
19. Governing law
This Agreement is governed by the laws of Québec and the federal laws of Canada applicable in Québec, without regard to conflict-of-law rules.
Subject to any mandatory legal rights, disputes relating to this Agreement will be submitted to the courts having jurisdiction in Québec.
20. Contact
Questions, technical concerns, privacy requests and OAuth disconnection requests may be directed to:
Carlos Miranda, President and Chief Executive Officer
Vanguard Aqua Management Inc. (VAQUAM)
415 rue Grenadier
Saint-Constant, Québec J5A 0H5
Canada
Email: cmirandaa@vaquam.com
Telephone: 438-932-3532
Contrat de licence d’utilisateur final et conditions d’utilisation
Date d’entrée en vigueur : 19 juillet 2026
1. Contrat et exploitant
Le présent Contrat de licence d’utilisateur final et conditions d’utilisation (« Contrat ») régit l’accès à VAQUAM Supplier Assistant (l’« Application ») et son utilisation.
L’Application est exploitée par :
Vanguard Aqua Management Inc., faisant affaire sous le nom de VAQUAM
415, rue Grenadier
Saint-Constant (Québec) J5A 0H5
Canada
En accédant à l’Application ou en l’utilisant, l’utilisateur autorisé accepte le présent Contrat ainsi que la Politique de confidentialité de VAQUAM.
2. Application commerciale interne
L’Application est un outil commercial interne conçu pour VAQUAM. Elle n’est ni commercialisée, ni vendue, ni offerte sous licence au grand public.
L’accès est limité à l’utilisateur autorisé de VAQUAM et à toute autre personne que VAQUAM pourrait expressément autoriser par écrit. Aucun droit d’accès public n’est accordé.
3. Objet et fonctionnalités
L’Application se connecte à QuickBooks Online au moyen du protocole OAuth 2.0 et peut aider l’utilisateur autorisé à :
- rechercher des fournisseurs existants dans QuickBooks Online;
- extraire ou proposer le nom commercial, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel d’un fournisseur à partir des renseignements fournis par l’utilisateur;
- afficher les renseignements proposés afin qu’ils soient vérifiés; et
- créer une fiche de fournisseur dans QuickBooks Online uniquement après une confirmation humaine explicite.
L’Application vise à faciliter des tâches administratives. Elle ne remplace pas le jugement humain, la vérification comptable ni la validation des documents sources.
4. Licence
Sous réserve du présent Contrat, VAQUAM accorde à l’utilisateur autorisé une licence limitée, révocable, non exclusive, incessible et ne pouvant faire l’objet d’une sous-licence afin d’accéder à l’Application et de l’utiliser uniquement pour les activités commerciales internes de VAQUAM.
Aucun droit de propriété n’est transféré en vertu du présent Contrat.
5. Utilisation autorisée et restrictions
L’utilisateur ne doit pas :
- utiliser l’Application à des fins illégales, frauduleuses ou non autorisées;
- permettre l’accès à une personne non autorisée;
- vendre, louer, concéder en sous-licence, distribuer ou commercialiser l’Application, ni la rendre accessible au public;
- tenter de contourner l’authentification, les mesures de sécurité, les exigences de confirmation ou les restrictions d’accès;
- perturber l’Application, ses flux de travail, ses serveurs ou les services connectés;
- introduire un code malveillant ou utiliser l’Application pour compromettre un autre système;
- procéder à l’ingénierie inverse, décompiler ou tenter d’extraire le code source, sauf lorsque la loi applicable le permet expressément;
- utiliser l’Application pour accéder à des données de QuickBooks Online sans autorisation; ou
- inscrire des identifiants clients, secrets clients, jetons OAuth, mots de passe, clés API ou autres identifiants dans des documents, des requêtes ou des champs qui ne sont pas expressément conçus et sécurisés à cette fin.
6. Responsabilités de l’utilisateur et confirmation humaine
L’utilisateur autorisé doit :
- s’assurer que les renseignements soumis sont obtenus et utilisés légalement;
- vérifier l’exactitude et l’intégralité des renseignements sur le fournisseur;
- confirmer que la bonne entreprise QuickBooks Online est connectée;
- vérifier l’existence de fiches de fournisseurs en double;
- protéger les identifiants de compte et les appareils connectés; et
- examiner chaque création proposée avant de donner une confirmation explicite.
L’Application ne doit pas créer un fournisseur uniquement sur la base d’une suggestion automatisée. La création d’un fournisseur exige une confirmation humaine explicite.
L’utilisateur demeure responsable de toutes les fiches finalement créées, modifiées ou acceptées dans QuickBooks Online.
7. Données de QuickBooks Online
L’Application peut accéder aux renseignements concernant les fournisseurs dans QuickBooks Online uniquement dans la mesure nécessaire à l’exécution de ses fonctions autorisées. Elle peut notamment rechercher des fiches, comparer les renseignements proposés et créer un fournisseur après confirmation explicite.
Les données de QuickBooks Online ne doivent pas être utilisées à des fins publicitaires, vendues, communiquées à des personnes non autorisées ni utilisées à des fins étrangères aux fonctionnalités autorisées de l’Application.
VAQUAM applique des mesures administratives, techniques et organisationnelles visant à protéger les renseignements de QuickBooks Online et les identifiants OAuth contre l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés.
Les jetons d’accès et d’actualisation OAuth sont des identifiants confidentiels. Ils ne doivent pas être affichés publiquement, inclus dans le présent Contrat ou dans la Politique de confidentialité, ni communiqués à des personnes non autorisées.
8. Autorisation OAuth et déconnexion
L’utilisateur autorise l’Application à se connecter à l’entreprise QuickBooks Online sélectionnée au moyen du processus OAuth 2.0 d’Intuit.
La connexion peut être révoquée en déconnectant VAQUAM Supplier Assistant de l’entreprise QuickBooks Online concernée dans les paramètres d’intégration de QuickBooks Online. La déconnexion invalide l’autorisation de l’Application et empêche tout accès ultérieur, sauf si une nouvelle autorisation est accordée.
L’utilisateur peut également communiquer avec VAQUAM à cmirandaa@vaquam.com afin d’obtenir de l’aide pour la déconnexion.
9. Traitement des renseignements et confidentialité
L’Application peut traiter le nom commercial, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel d’un fournisseur. Lorsqu’un document PDF ou un autre document source est soumis au moyen de ChatGPT, l’ensemble du document soumis peut techniquement être traité par OpenAI, même si seuls les renseignements nécessaires sur le fournisseur sont transférés aux fins de recherche ou de création.
Les renseignements obtenus de QuickBooks Online ou soumis par l’intermédiaire de l’Application sont traités conformément à la Politique de confidentialité de VAQUAM. Celle-ci décrit notamment la collecte, l’utilisation, les fournisseurs de services, les transferts à l’extérieur du Québec, la conservation, la suppression, l’accès, la rectification et les autres droits relatifs à la vie privée.
VAQUAM ne vend pas de renseignements personnels ni de données de QuickBooks Online.
10. Fournisseurs de services tiers
Le fonctionnement de l’Application dépend de services fournis par des tiers, notamment :
- Intuit et QuickBooks Online;
- OpenAI et ChatGPT;
- n8n;
- Hostinger et son infrastructure d’hébergement; et
- d’autres fournisseurs techniques nécessaires au fonctionnement ou à la sécurité de l’Application.
L’utilisation de ces services peut également être assujettie à leurs propres contrats, politiques et conditions de disponibilité. VAQUAM ne contrôle pas les plateformes de tiers et n’est pas responsable des modifications, interruptions ou restrictions qu’elles imposent.
Intuit n’est ni le développeur, ni le concédant de licence, ni l’exploitant, ni le fournisseur de soutien de VAQUAM Supplier Assistant. L’Application n’est ni approuvée ni certifiée par Intuit, sauf déclaration expresse contraire d’Intuit.
11. Sécurité
L’utilisateur doit prendre des mesures raisonnables afin de protéger l’Application, le compte QuickBooks Online et les systèmes connectés, notamment en utilisant des mots de passe robustes, l’authentification multifacteur lorsqu’elle est offerte et des appareils sécurisés.
Tout accès non autorisé soupçonné, toute exposition d’identifiants, tout incident de sécurité ou toute création inattendue d’un fournisseur doit être signalé rapidement à cmirandaa@vaquam.com.
12. Propriété intellectuelle
L’Application, ses flux de travail, sa configuration, sa documentation, son image de marque et les éléments connexes appartiennent à VAQUAM ou sont utilisés sous licence, à l’exception des technologies et contenus de tiers appartenant à leurs fournisseurs respectifs.
« QuickBooks » et « Intuit » sont des marques de commerce d’Intuit Inc. Leur utilisation sert à indiquer l’interopérabilité et ne transfère aucun droit sur ces marques à VAQUAM ou à l’utilisateur.
13. Disponibilité, entretien et modifications
VAQUAM peut mettre à jour, suspendre, restreindre ou interrompre tout ou partie de l’Application pour des motifs d’entretien, de sécurité, de conformité ou d’exploitation.
VAQUAM ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu ou exempt d’erreurs. Certaines fonctionnalités peuvent devenir indisponibles en raison de pannes de réseau, d’opérations d’entretien, de modifications apportées par des tiers, de l’expiration d’une autorisation ou d’autres circonstances indépendantes de la volonté raisonnable de VAQUAM.
14. Absence de conseils professionnels
Les résultats produits ou proposés par l’Application constituent uniquement une aide administrative. Ils ne constituent pas des conseils juridiques, comptables, fiscaux ou professionnels.
L’utilisateur autorisé doit vérifier les renseignements de façon indépendante avant de s’y fier ou de créer une fiche dans QuickBooks Online.
15. Exclusion de garanties
Dans toute la mesure permise par la loi applicable, l’Application est fournie « telle quelle » et « selon sa disponibilité », sans garantie de disponibilité ininterrompue, d’exactitude complète, d’adaptation à un usage particulier ou d’absence d’erreurs.
Aucune disposition du présent Contrat n’exclut une garantie ou un droit qui ne peut légalement être exclu.
16. Limitation de responsabilité
Dans toute la mesure permise par la loi applicable, VAQUAM ne sera pas responsable des pertes indirectes, accessoires, particulières ou consécutives découlant de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser l’Application, notamment celles résultant de renseignements sources inexacts, d’une confirmation donnée par l’utilisateur, de fournisseurs en double, d’une interruption d’un service tiers ou d’un accès non autorisé causé par le défaut de l’utilisateur de protéger ses identifiants.
Cette limitation ne s’applique pas lorsque la responsabilité ne peut légalement être exclue ou limitée.
17. Suspension et résiliation
VAQUAM peut suspendre ou résilier l’accès si l’utilisateur contrevient au présent Contrat, crée un risque de sécurité, perd son autorisation ou n’a plus besoin de l’Application dans le cadre des activités commerciales internes de VAQUAM.
À la résiliation, l’utilisateur doit cesser d’utiliser l’Application. L’accès OAuth devrait être déconnecté lorsqu’il n’est plus nécessaire.
Les dispositions relatives à la propriété intellectuelle, à la confidentialité, aux exclusions de garanties, à la responsabilité et au droit applicable demeurent en vigueur après la résiliation lorsque leur nature l’exige.
18. Modification du Contrat
VAQUAM peut modifier le présent Contrat lorsque l’Application, les services connectés, les exigences de sécurité ou les obligations légales évoluent. La version mise à jour sera publiée sur vaquam.com avec une nouvelle date d’entrée en vigueur.
La poursuite de l’utilisation après l’entrée en vigueur d’un Contrat modifié constitue l’acceptation des nouvelles conditions.
19. Droit applicable
Le présent Contrat est régi par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada applicables au Québec, sans égard aux règles relatives aux conflits de lois.
Sous réserve de tout droit impératif, les différends relatifs au présent Contrat seront soumis aux tribunaux compétents du Québec.
20. Coordonnées
Les questions, problèmes techniques, demandes relatives à la vie privée et demandes d’aide concernant la déconnexion OAuth peuvent être adressés à :
Carlos Miranda, président-directeur général
Vanguard Aqua Management Inc. (VAQUAM)
415, rue Grenadier
Saint-Constant (Québec) J5A 0H5
Canada
Courriel : cmirandaa@vaquam.com
Téléphone : 438-932-3532